【讀者投書】新世紀學生社團與學校關係之反思
【文／臺師大歷史學會會長與綜合性社團委員會主席 許晴禾】大學提供學生學習專業知識的環境，讓學生在學習之餘，探索自己的未來以外，往往我們會因個人愛好，參加社團、打工、實習等，這些都是很不錯的學習經驗。而在此，我將淺談自己擔任系學會會長一年的經驗，說明我對這份職務與學校行政關係的觀察，並提出對於校方與社團負責人的建議。
一、現況的頗析
（一）工作會報和綜合性委員會——名為傳承的義務
系學會會長作為系上的學會代表，產生方式即是由系上同學投票。而我當初參選系學會會長的初衷，是基於對於系所的認同，想要服務系上，並且扮演系上同學與老師丶學校溝通的橋樑。但我在當選系學會會長之後，才知道除了要處理系學會事務以外，也必須參加學校的綜合性委員會，以及參與每學期的工作會報，令我不禁思考上述衍生義務的合理性。
在運行社團的一年，學校會安排六次工作會報。這六次工作會報中，第一次和最後一次，會交由各委員會（學、服、聯、綜、藝、體、康）的主席輪流主持，並且邀請學務長及學校行政單位，回應各個社團的問題。由於第一次工作會報正值疫情遠距，學校僅開放各委會的三位社團負責人代表入場。因為一開學就遠距，每一個社團負責人的問題都圍繞在防疫的問題上面，例如學術委員會的代表之一詢問，學校實體教學後，校外人士可否參加社團，若有限制是幾人？課外活動組的師長回應：「參與的定義有點模糊，若是例會，其實是可以的，只要依據防疫規定、符合場地限制、容留人數。但是社員仍然僅限是師大學生。」此外，其他社團的負責人問到活動限制人數，學校雖有回應，但也跟大家表明，有些規定還沒有決定，若有結論，之後會再行通知大家。
社團防疫的討論結束後，學校花了許多時間宣導數位學伴，以及社會實踐奬的報名事項。上述兩者學校都承諾會寄發電子郵件給大家。但是，至今我從未收到來信。此外，我也以為學校會公布當日的會議紀錄，畢竟有許多社團負責人因學校防疫限制而不能前來，但最終也沒有。
工作會報的其中一個環節是各委會時間，由課活組老師宣達事項後便告一段落，之後交給大家自由交流。綜合性委員會的重要性在於藉由工作會報的機會，與各系學會會長協調活動，或詢問學校方針，以暸解學校最新動態，藉此調整系學會的內部安排。但是，不只第一次工作會報，往後數次皆為，學校將大部分的時間，花在宣傳校方主辦的活動，而各委會時間，也多為課活組老師對社團負責人的單向資訊傳遞。真正給我們提問、消化學校政策的時間，少之又少。
舉例而言，在第二次工作會報的前兩天，學校決議，以後「當周一開始」，才能登記當周要用的場地（備註：在其他社團負責人的爭取下，此政策改為，「社團至多可以借用兩個場地，要到當周一開始，才能登記當週要使用的第三個場地。」）突然的政策改動，將會導致社團場地協調，產生新的問題：假如某社團在上上禮拜就決定，這個禮拜二要使用一個場地，但因為學校的更改，必須禮拜一才可以登記場地。如果場地不幸被其他社團登記走了，也只有禮拜一一天的時間，一方面協調時間過於倉促，另一方面自己社內也來不及彈性處理。在學校做出這樣的決議時，社團負責人派代表參與的機會是一回事，要社團負責人在工作會報的當下，對學校的政策做出提問以及連署也是一回事；更麻煩的是，在工作會報上，社團負責人的定位，只是接收學校的新政策，學校沒有給大家交流意見的時間、聯合其他社團負責人提問的時間。此外，這也衍生了角色混淆的問題，我們系學會要如何站在我們系上同學的立場，去回應學校的政策；還是我們應該就學校政策為主，只負責單向的告知同學政策的轉變。
在上述工作會報中，我開始思考，為什麼社團負責人有參與委員會、工作會報的義務？社團是自治性組織，有義務參與委員會，是因為學校要傳遞訊息，並且也是給各社團交流的機會：交換意見、經驗，以及活動上的協調。但是，這一年中，我所看到的工作會報，比較像是學校交辦任務給我們，而非宣傳；委員會的部分，偏向表面自治的團體：有主席、有幹部，但是是由學校老師主導會議，委員會的活動也是被規定的，沒有委會成員決定要舉辦什麼、選擇是否參與的空間。
（二）便宜行事——使用社群媒體傳遞重要資訊
學校常常都使用臉書社團、粉絲專頁宣達事項，甚至連開會通知、協調結果等等，都像是日常發文一般地送出。然而，臉書作為社群媒體，並不能強制所有社團負責人，一定要查看社團內的貼文，尤其某些重要資訊，常常會被其他朋友的貼文覆蓋。我多次提出應該以電子郵件的方式寄送重要通知，但是只得到口頭的承諾，實際上在我說完之後，只有第五次工作會報，因為老師忘記在社團發布工作會報延期，我們才在工作會報的前一天，在電子信箱收到老師發的通知。通知時間過晚，我因此沒有出席第五次工作會報，至今也沒有從學校收到任何關於當天會議的紀錄，新的資訊，甚至是由其他社團負責人轉為傳達的。當然，這可能只是我們委會一時的不察，因為我其他委會有得到通知。由此可知，每個委會因為老師的積極、謹慎程度，導致訊息接收不完整。
綜上所述，每一年學會的社團負責人會變，學校的行政卻是不變的。擔任完一屆的社團負責人，縱使發現學校行政上的問題，往往有會心存僥倖，覺得以後這就不是我們的問題了，不要再徒增煩惱；真正願意提出問題的社團負責人，學校行政團隊並沒有正面回答他們問題。這些相同問題，每一年都出現，似乎所有人都在賭是否能夠渡過最終的走向即是：問題被發現了，甚至是被提出了，卻沒有真正被正視、被解決。
上述的情形由來已久，但我想提出以下建議與期待。
二、建議與期待
（一）讓委會成員彈性參與委會活動，並且由學生主持各委員會時間
首先，根據《國立臺灣師範大學學生社團活動輔導辦法》第十條第四點規定：「社團負責人應出席「社團負責人研習營」、「社團負責人工作會報」等相關會議與活動；社團負責人因故不能出席者，應委託社團幹部代表出席。」由上觀之，只有參加「社團負責人研習營」、「社團負責人工作會報」是義務。但是，我曾詢問過委員會舉行某些活動，諸如幹部訓練丶資料夾培訓等，是否可以選擇不參加，得到的回覆是這是義務，不能不參加。
我知道辦理幹部訓練丶資料爽培訓的用意良善，但是舉辦活動是需要籌備，籌備需要時間和人力。如果系上活動已經夠多了，真的無暇兼顧，而且兩方相衝撞，會讓我覺得專注處理任何一邊的事務，都是對另一邊活動的虧欠。因為我本身為例，光是在過去兩週期間，幾乎沒有一日完全沒有處理學會相關事務。（參見附錄）再加上，我們有義務參加的「社團負責人研習營」就有許多相關課程，這些活動並非每一個學會都需要。所以，我覺得如果能夠讓委員會成員彈性參與委會活動——使委員會成員在學期初，可以自由決定要舉辦丶參加什麼活動，並且著手規劃，會讓我們能夠根據自己學會的狀況，評估是否能夠參加。
此外，我覺得要給予委員會成員彈性，就必須給予委員會相對的自治權，因此我建議在工作會報中的委會時間，讓委員互選產生的主席丶幹部們，主持會議，討論學會共同遇到的問題，或是討論學校政策執行上可能有的困難，統整出意見，給予學校回饋。如此一來，透過我們參與與校方溝通，除了可以加強學校宣導的效果，也可以讓我們在充分討論中，即早的提出對於政策的疑慮，減少行政負擔，製造雙贏的局面。
（二）重要資訊統一使用電子郵件寄發給社團負責人
在現今社會中，老師找學生，學生找老師都相對輕鬆、方便，我們只需要登入社群媒體，就可以快速找到對方，但是在便捷的網路生活中，太容易找到大家，也太容易傳遞大量的資訊，讓學校與社團負責人之間沒有辦法保持適當的距離，無形中使方便變成壓力。我曾查閱我們系學會民國76年的資料，每一場會議，都有公文以及記錄。雖然當時便利性有限，記錄卻比我們完整、正式。我覺得雖然現在寄送信件作為會議通知丶重要資訊的媒介，並不是首選。可是，使用社群媒體如Facebook 丶Line，容易讓社團負責人遺失資訊。所以，使用電子郵件通知社團負責人，應該會比較好，因為電子郵件的介面相對乾淨，而且也不能收回訊息，還有特定的文書格式，比較正式。
此外，如同我曾提到的，各委員會的委員收到開會資訊的時間不一致，我覺得既然都要出席相同的會議，何不統一寄發會議通知，其他各委員會的事情再獨立通知。再者，我覺得會後的會議紀錄也是必要的，可以提供有事無法參加會議的社團負責人能夠得到重要資訊。
最後，我知道現在學校的行政行之有年，改變非易，但是對於學會會長來說，常常有角色矛盾的問題，權利義務不清。舉5月為例，我們在舉行會長選舉，還要準備期末報告、期末考，以及系內的傳承，跟幫忙系上人文季的活動。與此同時，還必須籌備和參與綜委幹訓。在上述情況下，就我的觀察近年各系系學會都有難產現象，其來有自。不過，我也可以理解所以，學校需要我們作橋樑來跟學生溝通，但量太多我們也難以負荷。而我認為這些問題，是值得被看到，也應該被看到、被解決的，這才是行政效率改善進步的原動力。
| 月份 | 綜合性委員會 | 歷史系學會 |
| 2月 | 1/27-2/18 聯絡學二舍參訪事項 | 2/15 史學營股長會 2/16 系學會股長會 2月 籌備歷史週 |
| 3月 | 3/2 第四次社團負責人工作會報 3/2 綜委幹訓共識會 3/28 111學年度綜委幹訓一籌會 | 3/07-3/11 歷史週丶史學營股長會 3/14-3/18 史學營各股股內驗 3/19 史學營一驗 3/23 系學會股長會 |
| 4月 | 4/20 第五次社團負責人工作會報 4/18 綜委幹訓二籌會 | 4/14-4/25 系卡啦OK籌備 4/17 史學營股長會 4/23 文學院人文季活動開會 4/25 系卡啦OK 4/29 系學會股長會 |
| 5月 | 5/4-5/5 綜委幹訓總驗 5/14 綜委幹訓（因疫情延期） | 5/3-5/6 學會選舉 5/10 史學營股長會 5/12-13 文學院人文季系所說明會 5/14 史學營工人大會 5/16 文學院人文季歷史系說明會 |
責任編輯／陳宏駿
核稿編輯／楊紫葳