【530期】學務處改總務處 宿舍改組面面觀

【記者梁凱渝、劉子維/報導】師大宿舍管轄從屬從今年8 月起,住宿輔導組將從原來隸屬的學務處改組至總務處管理,同時改名為宿舍管理中心。改組後的管理中心與以往的運作模式相異不大,唯櫃檯服務部分改變,住輔組長施偉信表示,管理中心從5 月開始試營運之後,透過半年的觀察期,逐步改善未來可能產生的問題,「同學反應的我們一定要立即回覆。」

 

人力資源妥善配給 暑假後全面啟動

總務長許和捷表示,管理中心是因校長參考歐美國家及中國學生宿舍管理所做的決定,指示學務處與總務處討論改組。一方面是宿舍屋齡老舊,需要總務處來規畫修繕,另一方面是為了有效運用人力,提供更舒適的空間及服務。施偉信補充,由於宿舍的修繕作業透過總務處處理,聯絡過程中不免出現溝通不良甚至摩擦,導致有時候不能及時服務同學需求,所以與總務處合併可望減少訊息傳遞不周的狀況。宿舍管理中心從今年5 月份開始試營運,至8 月2 日起正式核定改組,施偉信說明,透過半年試營運才能了解實際情形,以免暑期多數學生返家,無法知道改組後是否有運作上的問題。由於公文於8 月初才陸續發出,施偉信估計,可能開學前才會改組完全,雖然軟硬體上保留「住輔組」三字,但於校內皆已改稱為管理中心,附設於學務處網站裡的住宿輔導組連結預計於明年2 月才會見於總務處的網站頁面。

 

運作模式兩處事相近 輔導功能逐步降低

許和捷提到,管理中心的運作方式將和過往一樣,總務處將保持其原有組織,且宿舍每年的例行活動仍會繼續舉辦,如年終大型晚會、宿委會運作活動等。但宿舍生的輔導業務,將逐步轉交專責導師負責。施偉信說明,變成管理中心之後,學生輔導功能將淡化,宿舍服務專門化,若將來住宿生有特殊情況或犯錯,會由專導接手,而宿舍常舉辦的講座,如生活常識、生涯規劃、心靈小棧等講座未來也不再由管理中心負責。

除了講座外,每學期例行的地震防災疏散演練將繼續,但不須移動至體育館聽講座,只做簡單的疏散即可。

 

學一舍住宿管理中心櫃檯設於男一舍。圖/梁凱渝攝

學一舍住宿管理中心櫃檯設於男一舍。圖/梁凱渝攝

 

加強安全措施 考量整體成本

而在女一舍櫃檯遷移後,住輔組提高對女生宿舍的安全警覺,啟動兩道刷卡門,為達到嚇阻不明人士入侵的作用,同時加強各樓層監視器,影像連線男一舍櫃台。學一舍管理中心設於男一舍,施偉信解釋,因為早期設計時把廣播儀器等硬體設備設置於男一舍,若要整體移動的話成本太高,在改組的會議中也考慮過住輔組現在的位置,但綜合各項因素,目前決議是設置於男一舍。而住輔組日前討論是否把學一舍大門於平時關閉,因其地理位置與外面商圈鄰近,關門可避免無聊分子隨便進入,施偉信補充,將於開學時與宿委會商量。

 

巡檢作業及時性 郵務系統電子化

施偉信坦言,最大的變更在於郵務系統。郵件必須去管理中心領,管理中心一旦收到包裹,會以郵件系統發電子郵件通知,而改組之後,各舍新增管理員巡查時間,會在各樓層與櫃台巡邏,若郵件系統公告時,巧遇巡檢時間坐鎮櫃檯的輔導員,即可在櫃臺領取郵件,但以小件包裹或掛號信件為主,各宿舍詢間時間亦有在櫃檯公告,通常會有一名管理員巡視搭配一名輔導員於櫃檯後勤。巡檢的工作內容包括巡視郵務、門禁、修繕系統等宿舍事務。現在的做法是由管理員填手寫的確認表格,施偉信表示,目前已開發線上的巡檢系統,還在試運,一旦系統正式啟用,將要求宿舍內每一個巡查點設置QR code,管理員巡邏後必須掃描,並將巡查情形填寫上傳,輔導員即能在櫃檯得知巡查結果及其目前所在地,若有問題如公物損壞,輔導員就要在後端立刻處理,系統預計八月中旬開始使用。

 

因應女二舍拆除 租屋資訊透明化

除卻以上巡檢系統的規劃,施偉信提及,目前正在開發賃居系統,是由校長指示,為了因應明年暑假將拆除的女二舍,床位減少可能讓租屋生增加,因此藉由住輔組每年兩次的賃居訪視,彙整房東的資訊,以及與臺大、臺科大的合作獲得兩校原有的租屋資訊,施偉信說明,為維護房東的個資,未來將結合校務行政系統,學生要查看亦須登入身分,以免資料洩密,「既然拆了就要提供一個方向改善租屋」,施偉信表示,系統尚開發中,希望能盡量滿足同學的住宿需求。

 

新生入住通知單 樓長協助更明白

為了因應新生的入住,施偉信表示,屆時會發給每位新生提醒表單,其中會介紹宿舍的各項服務,包括郵務、宿舍規定等,同時也督促各樓樓長進行宣導,「有個通知單讓大家知道要做哪些事情,對同學服務會更為貼切。」

 

郵務眾多 信件效益待改善

關於宿舍改組後的郵務服務,社教107 陳姿曄說,郵務改用電子郵件通知領取後,覺得有點不便,因為很多時候會淹沒在其他郵件裡面。台文108 陳姿妘認為,統一窗口,代表全體住宿生的包裹和郵件都會集中同一處,領取的時候服務人員勢必花不少時間尋找,當數量很多也可能發生拿錯的情形,再加上郵件通知容易造成沒收到信,或信不見的狀況。

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