【讀者投書】新世紀學生社團與學校關係之反思

【文/臺師大歷史學會會長與綜合性社團委員會主席 許晴禾】大學提供學生學習專業知識的環境,讓學生在學習之餘,探索自己的未來以外,往往我們會因個人愛好,參加社團、打工、實習等,這些都是很不錯的學習經驗。而在此,我將淺談自己擔任系學會會長一年的經驗,說明我對這份職務與學校行政關係的觀察,並提出對於校方與社團負責人的建議。

一、現況的頗析

(一)工作會報和綜合性委員會——名為傳承的義務

  系學會會長作為系上的學會代表,產生方式即是由系上同學投票。而我當初參選系學會會長的初衷,是基於對於系所的認同,想要服務系上,並且扮演系上同學與老師丶學校溝通的橋樑。但我在當選系學會會長之後,才知道除了要處理系學會事務以外,也必須參加學校的綜合性委員會,以及參與每學期的工作會報,令我不禁思考上述衍生義務的合理性。

  在運行社團的一年,學校會安排六次工作會報。這六次工作會報中,第一次和最後一次,會交由各委員會(學、服、聯、綜、藝、體、康)的主席輪流主持,並且邀請學務長及學校行政單位,回應各個社團的問題。由於第一次工作會報正值疫情遠距,學校僅開放各委會的三位社團負責人代表入場。因為一開學就遠距,每一個社團負責人的問題都圍繞在防疫的問題上面,例如學術委員會的代表之一詢問,學校實體教學後,校外人士可否參加社團,若有限制是幾人?課外活動組的師長回應:「參與的定義有點模糊,若是例會,其實是可以的,只要依據防疫規定、符合場地限制、容留人數。但是社員仍然僅限是師大學生。」此外,其他社團的負責人問到活動限制人數,學校雖有回應,但也跟大家表明,有些規定還沒有決定,若有結論,之後會再行通知大家。

  社團防疫的討論結束後,學校花了許多時間宣導數位學伴,以及社會實踐奬的報名事項。上述兩者學校都承諾會寄發電子郵件給大家。但是,至今我從未收到來信。此外,我也以為學校會公布當日的會議紀錄,畢竟有許多社團負責人因學校防疫限制而不能前來,但最終也沒有。

  工作會報的其中一個環節是各委會時間,由課活組老師宣達事項後便告一段落,之後交給大家自由交流。綜合性委員會的重要性在於藉由工作會報的機會,與各系學會會長協調活動,或詢問學校方針,以暸解學校最新動態,藉此調整系學會的內部安排。但是,不只第一次工作會報,往後數次皆為,學校將大部分的時間,花在宣傳校方主辦的活動,而各委會時間,也多為課活組老師對社團負責人的單向資訊傳遞。真正給我們提問、消化學校政策的時間,少之又少。

  舉例而言,在第二次工作會報的前兩天,學校決議,以後「當周一開始」,才能登記當周要用的場地(備註:在其他社團負責人的爭取下,此政策改為,「社團至多可以借用兩個場地,要到當周一開始,才能登記當週要使用的第三個場地。」)突然的政策改動,將會導致社團場地協調,產生新的問題:假如某社團在上上禮拜就決定,這個禮拜二要使用一個場地,但因為學校的更改,必須禮拜一才可以登記場地。如果場地不幸被其他社團登記走了,也只有禮拜一一天的時間,一方面協調時間過於倉促,另一方面自己社內也來不及彈性處理。在學校做出這樣的決議時,社團負責人派代表參與的機會是一回事,要社團負責人在工作會報的當下,對學校的政策做出提問以及連署也是一回事;更麻煩的是,在工作會報上,社團負責人的定位,只是接收學校的新政策,學校沒有給大家交流意見的時間、聯合其他社團負責人提問的時間。此外,這也衍生了角色混淆的問題,我們系學會要如何站在我們系上同學的立場,去回應學校的政策;還是我們應該就學校政策為主,只負責單向的告知同學政策的轉變。

  在上述工作會報中,我開始思考,為什麼社團負責人有參與委員會、工作會報的義務?社團是自治性組織,有義務參與委員會,是因為學校要傳遞訊息,並且也是給各社團交流的機會:交換意見、經驗,以及活動上的協調。但是,這一年中,我所看到的工作會報,比較像是學校交辦任務給我們,而非宣傳;委員會的部分,偏向表面自治的團體:有主席、有幹部,但是是由學校老師主導會議,委員會的活動也是被規定的,沒有委會成員決定要舉辦什麼、選擇是否參與的空間。

(二)便宜行事——使用社群媒體傳遞重要資訊

  學校常常都使用臉書社團、粉絲專頁宣達事項,甚至連開會通知、協調結果等等,都像是日常發文一般地送出。然而,臉書作為社群媒體,並不能強制所有社團負責人,一定要查看社團內的貼文,尤其某些重要資訊,常常會被其他朋友的貼文覆蓋。我多次提出應該以電子郵件的方式寄送重要通知,但是只得到口頭的承諾,實際上在我說完之後,只有第五次工作會報,因為老師忘記在社團發布工作會報延期,我們才在工作會報的前一天,在電子信箱收到老師發的通知。通知時間過晚,我因此沒有出席第五次工作會報,至今也沒有從學校收到任何關於當天會議的紀錄,新的資訊,甚至是由其他社團負責人轉為傳達的。當然,這可能只是我們委會一時的不察,因為我其他委會有得到通知。由此可知,每個委會因為老師的積極、謹慎程度,導致訊息接收不完整。

  綜上所述,每一年學會的社團負責人會變,學校的行政卻是不變的。擔任完一屆的社團負責人,縱使發現學校行政上的問題,往往有會心存僥倖,覺得以後這就不是我們的問題了,不要再徒增煩惱;真正願意提出問題的社團負責人,學校行政團隊並沒有正面回答他們問題。這些相同問題,每一年都出現,似乎所有人都在賭是否能夠渡過最終的走向即是:問題被發現了,甚至是被提出了,卻沒有真正被正視、被解決。

  上述的情形由來已久,但我想提出以下建議與期待。

二、建議與期待

(一)讓委會成員彈性參與委會活動,並且由學生主持各委員會時間

  首先,根據《國立臺灣師範大學學生社團活動輔導辦法》第十條第四點規定:「社團負責人應出席「社團負責人研習營」、「社團負責人工作會報」等相關會議與活動;社團負責人因故不能出席者,應委託社團幹部代表出席。」由上觀之,只有參加「社團負責人研習營」、「社團負責人工作會報」是義務。但是,我曾詢問過委員會舉行某些活動,諸如幹部訓練丶資料夾培訓等,是否可以選擇不參加,得到的回覆是這是義務,不能不參加。

  我知道辦理幹部訓練丶資料爽培訓的用意良善,但是舉辦活動是需要籌備,籌備需要時間和人力。如果系上活動已經夠多了,真的無暇兼顧,而且兩方相衝撞,會讓我覺得專注處理任何一邊的事務,都是對另一邊活動的虧欠。因為我本身為例,光是在過去兩週期間,幾乎沒有一日完全沒有處理學會相關事務。(參見附錄)再加上,我們有義務參加的「社團負責人研習營」就有許多相關課程,這些活動並非每一個學會都需要。所以,我覺得如果能夠讓委員會成員彈性參與委會活動——使委員會成員在學期初,可以自由決定要舉辦丶參加什麼活動,並且著手規劃,會讓我們能夠根據自己學會的狀況,評估是否能夠參加。

  此外,我覺得要給予委員會成員彈性,就必須給予委員會相對的自治權,因此我建議在工作會報中的委會時間,讓委員互選產生的主席丶幹部們,主持會議,討論學會共同遇到的問題,或是討論學校政策執行上可能有的困難,統整出意見,給予學校回饋。如此一來,透過我們參與與校方溝通,除了可以加強學校宣導的效果,也可以讓我們在充分討論中,即早的提出對於政策的疑慮,減少行政負擔,製造雙贏的局面。

(二)重要資訊統一使用電子郵件寄發給社團負責人

  在現今社會中,老師找學生,學生找老師都相對輕鬆、方便,我們只需要登入社群媒體,就可以快速找到對方,但是在便捷的網路生活中,太容易找到大家,也太容易傳遞大量的資訊,讓學校與社團負責人之間沒有辦法保持適當的距離,無形中使方便變成壓力。我曾查閱我們系學會民國76年的資料,每一場會議,都有公文以及記錄。雖然當時便利性有限,記錄卻比我們完整、正式。我覺得雖然現在寄送信件作為會議通知丶重要資訊的媒介,並不是首選。可是,使用社群媒體如Facebook 丶Line,容易讓社團負責人遺失資訊。所以,使用電子郵件通知社團負責人,應該會比較好,因為電子郵件的介面相對乾淨,而且也不能收回訊息,還有特定的文書格式,比較正式。

  此外,如同我曾提到的,各委員會的委員收到開會資訊的時間不一致,我覺得既然都要出席相同的會議,何不統一寄發會議通知,其他各委員會的事情再獨立通知。再者,我覺得會後的會議紀錄也是必要的,可以提供有事無法參加會議的社團負責人能夠得到重要資訊。

  最後,我知道現在學校的行政行之有年,改變非易,但是對於學會會長來說,常常有角色矛盾的問題,權利義務不清。舉5月為例,我們在舉行會長選舉,還要準備期末報告、期末考,以及系內的傳承,跟幫忙系上人文季的活動。與此同時,還必須籌備和參與綜委幹訓。在上述情況下,就我的觀察近年各系系學會都有難產現象,其來有自。不過,我也可以理解所以,學校需要我們作橋樑來跟學生溝通,但量太多我們也難以負荷。而我認為這些問題,是值得被看到,也應該被看到、被解決的,這才是行政效率改善進步的原動力。

月份綜合性委員會歷史系學會
2月1/27-2/18 聯絡學二舍參訪事項2/15 史學營股長會
2/16 系學會股長會
2月 籌備歷史週
3月3/2 第四次社團負責人工作會報
3/2 綜委幹訓共識會
3/28 111學年度綜委幹訓一籌會
3/07-3/11 歷史週丶史學營股長會
3/14-3/18 史學營各股股內驗
3/19 史學營一驗
3/23 系學會股長會
4月4/20 第五次社團負責人工作會報
4/18 綜委幹訓二籌會
4/14-4/25 系卡啦OK籌備
4/17 史學營股長會
4/23 文學院人文季活動開會
4/25 系卡啦OK
4/29 系學會股長會
5月5/4-5/5 綜委幹訓總驗
5/14 綜委幹訓(因疫情延期)
5/3-5/6 學會選舉
5/10 史學營股長會
5/12-13 文學院人文季系所說明會
5/14 史學營工人大會
5/16 文學院人文季歷史系說明會
110學年度2-5月筆者在綜合性委員會與歷史系學會行事曆(不計各個股練習的時間)。

責任編輯/陳宏駿

核稿編輯/楊紫葳

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